Papierlose Büroprozesse
Vom physischen Beleg zum digitalen Dokument: Ich unterstütze bei der Einführung einer papierlosen Belegverarbeitung – mit digitaler Erfassung, automatischer Kategorisierung und GoBD-konformer Archivierung.
Papierlose Buchhaltung: digital, automatisiert & zukunftssicher
Möchten Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren? Papierstapel, Excel-Listen und manuelle Übertragungen kosten Zeit und verursachen Fehler. Ich begleite Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zur vollständig digitalen Buchhaltung – praxisnah, verständlich und ohne großen Umstellungsaufwand.
Wichtiger Termin
E-Rechnungspflicht – was jetzt gilt
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen B2B-Unternehmen und wird schrittweise eingeführt:
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht – alle Unternehmen müssen E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) empfangen können.
- Bis Ende 2026: Übergangsfrist: Papierrechnungen bleiben zulässig, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bis Ende 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 €.
- Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle: keine Papier- oder PDF-Rechnungen im B2B-Inland mehr. Ausnahmen gelten u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.
Leistungen
Was Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bedeutet
Digitalisierung ist kein Schalter, den man umlegt – es ist ein Prozess. Ich begleite ihn mit Ihnen.
DATEV-Schnittstellen einrichten
Verbindung von DATEV mit Ihrem Shop-System, Ihrer Warenwirtschaft, Ihrem Kassensystem oder anderen Unternehmenstools. Daten fließen automatisch in die Buchhaltung – keine manuelle Doppelerfassung mehr.
Zeitersparnis purWorkflow-Automatisierung
Wiederkehrende Buchungen werden automatisiert, Bankimporte eingerichtet, Belegworkflows optimiert. Ich analysiere Ihre Prozesse und zeige Ihnen, wo Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden können – für einen weitgehend automatisierten Buchhaltungsablauf.
Fehler vermeidenE-Rechnung einrichten
Einrichtung des Empfangs und der Verarbeitung von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) für Ihr Unternehmen. Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025 – Ausstellungspflicht vollständig ab 2028. Wer jetzt vorbereitet, profitiert sofort von mehr Effizienz.
Empfangspflicht seit 2025
Vorgehen
In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung
Keine große Umstellung auf einmal – sondern ein strukturierter Weg, Schritt für Schritt.
1
Analyse
Ich schaue mir Ihre aktuellen Prozesse an: Was läuft bereits gut? Wo gibt es manuelle Aufwände oder Fehlerquellen? Welche Tools nutzen Sie bereits?
2
Konzept
Gemeinsam entwickeln wir ein passendes Digitalisierungskonzept – abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße, Branche und vorhandene Software.
3
Einrichtung
Ich richte die vereinbarten Tools und Schnittstellen ein: Belegerfassung, Bankimport, DATEV-Schnittstellen, Belegworkflow, E-Rechnungsempfang.
4
Schulung
Sie und Ihr Team werden praxisnah in die neuen Prozesse eingeführt. Ich erkläre verständlich und bin für Rückfragen erreichbar.
5
Regelbetrieb
Die digitale Buchhaltung läuft. Ich begleite Sie laufend als Buchhalter und stehe bei Fragen oder Optimierungsbedarf weiterhin zur Verfügung.
Tools & Technologien
Womit ich arbeite
Ich bin vertraut mit einer Vielzahl von Buchhaltungslösungen, Schnittstellen und digitalen Tools – und finde die Kombination, die zu Ihrem Unternehmen passt.
lexoffice
sevDesk
FastBill
easybill
Shopify
DATEV Unternehmen online
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
DATEV Datenservices
DATEV ProCheck
E-Rechnung
Die Liste ist nicht vollständig – fragen Sie einfach nach, ob Ihr System unterstützt wird.
Ihre Vorteile
Was Sie gewinnen
- Deutlich weniger Zeitaufwand für die Buchhaltung
- Weniger Fehler durch manuelle Übertragungen
- Jederzeit Echtzeit-Überblick über Ihre Finanzen
- GoBD-konforme Archivierung – rechtssicher
- Zukunftssicher aufgestellt: vorbereitet auf E-Rechnungspflicht (Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2028)
- Effizienter, digitaler Datenaustausch
- Ortsunabhängige Zusammenarbeit
- Skalierbar bei Unternehmenswachstum
Sie arbeiten noch nicht digital? Kein Problem – ich nehme Sie an die Hand.
Viele meiner Mandanten haben mit Papier und Excel angefangen. Die Umstellung auf digitale Prozesse ist einfacher als gedacht – wenn man weiß, wie. Ich erkläre jeden Schritt verständlich und bleibe so lange an Ihrer Seite, bis alles reibungslos läuft. Kein Technik-Kauderwelsch, keine Überforderung.
Ratgeber: Papierlose Buchhaltung Schritt für Schritt
Welche Vorteile die papierlose Buchhaltung hat, was beim Entsorgen von Papierbelegen gilt und wie Sie in sechs Schritten umstellen.
Zum Ratgeber →
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur papierlosen Buchhaltung
Was bedeutet papierlose Buchhaltung?
Ihre Belege werden nur noch digital erfasst: per Foto, Upload oder automatisch über eine Schnittstelle. Sie stehen sofort für die Buchhaltung bereit und werden GoBD-konform archiviert. Ordner, Papierstapel und das Hin- und Herschicken von Unterlagen entfallen.
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen verschicken?
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Versenden gelten Übergangsfristen: Für Umsätze in 2025 und 2026 sind Papierrechnungen weiter erlaubt, andere elektronische Formate wie PDF mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, mit Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.
Welche Software brauche ich?
Weniger, als viele denken. Meist reichen ein Programm für die Rechnungsstellung und eine Plattform, über die Sie Ihre Belege bereitstellen, zum Beispiel DATEV Unternehmen online, Lexware oder sevDesk. Welche Lösung passt, klären wir gemeinsam.