Was bedeutet papierlose Buchhaltung?

Bei der papierlosen Buchhaltung liegen alle Belege digital vor. Rechnungen kommen als PDF oder E-Rechnung, Papierbelege werden mit dem Smartphone oder einem Scanner erfasst, und die Kontoumsätze fließen automatisch aus dem Online-Banking in die Buchhaltung. Ihr Buchhalter arbeitet direkt mit diesen Daten, ohne dass Ordner hin und her getragen werden.

Welche Vorteile hat die papierlose Buchhaltung?

  • Zeit sparen: Kein Sortieren, Kopieren und Abheften mehr. Belege sind mit wenigen Klicks erfasst.
  • Jederzeit Zugriff: Alle Belege sind digital auffindbar, auch von unterwegs.
  • Weniger Fehler: Bankdaten und Belege werden automatisch zugeordnet statt abgetippt.
  • Kein Platzbedarf: Das Archiv braucht keinen Raum und keine Regalmeter.
  • Bereit für die E-Rechnung: Unternehmen müssen E-Rechnungen schon heute empfangen können. Wer digital arbeitet, ist darauf vorbereitet.

Darf ich Papierbelege nach dem Digitalisieren wegwerfen?

Ja, aber nicht ohne Vorbereitung. Damit Papierbelege nach dem Digitalisieren vernichtet werden dürfen, ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen notwendig. Darin wird festgehalten, wie Ihre Belege erfasst, geprüft und archiviert werden und wer dafür zuständig ist.

Sprechen Sie mich gerne darauf an: Ich erstelle die Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen und richte den passenden Ablauf gemeinsam mit Ihnen ein.

In 6 Schritten zur papierlosen Buchhaltung

  1. Bestandsaufnahme: Welche Belege kommen bei Ihnen an, auf welchem Weg und wie viele im Monat? Wo liegt heute noch Papier?
  2. Belegeingang bündeln: Ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen und eine App für Kassenbons sorgen dafür, dass jeder Beleg an einem Ort ankommt.
  3. Bank anbinden: Die Kontoumsätze werden automatisch übertragen und mit den Belegen verknüpft.
  4. Software einrichten: Belege und Buchungen laufen in einem System zusammen, zum Beispiel in DATEV Unternehmen online. Schnittstellen zu Shop- oder Kassensystemen sparen zusätzlich Handarbeit.
  5. Ablauf festhalten: Wer erfasst was, wann wird geprüft, wo wird archiviert? Die Verfahrensdokumentation macht Ihren Ablauf nachvollziehbar und ist die Voraussetzung dafür, Papierbelege nach dem Scannen entsorgen zu dürfen.
  6. E-Rechnungen empfangen: Richten Sie den Empfang so ein, dass E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) direkt in die Buchhaltung gelangen.

Papierlose Buchhaltung und E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, wird schrittweise eingeführt und gilt ab 2028 vollständig. Eine papierlose Buchhaltung ist dafür die beste Grundlage, weil E-Rechnungen ohnehin digital ankommen und verarbeitet werden müssen. Die genauen Übergangsregeln finden Sie auf der Seite Digitalisierung der Buchhaltung.

Häufige Fehler beim Umstieg

  • Belege werden digital erfasst, aber zusätzlich weiter in Ordnern gesammelt. Das kostet doppelt Zeit.
  • Rechnungen kommen in verschiedene Postfächer und gehen unter.
  • Fotos von Belegen sind unscharf oder abgeschnitten.
  • Der Ablauf ist nirgends beschrieben und hängt an einer einzigen Person.